在交易文件约定的回购触发条件成就之后，及时、准确地起草并向回购义务人发送对赌回购通知是启动回购程序、固定权利主张时点（例如逾期违约金的起算）、中断诉讼时效的关键步骤。对赌回购通知的起草、发送质量直接关系到回购权利能否顺利实现，以及后续在争议解决程序中能否获得有利地位。据此，我们系统梳理了起草、发送对赌回购通知过程中的协议审查要点、发送方式规范及证据留存要求，希望能够提供周全、有效的实务指引。

四步指引流程图如下：

在起草回购通知之前，应当对交易文件（通常包括增资协议、股东协议、公司章程及相关补充协议等）中涉及股权回购安排的全部条款进行系统性梳理和确认，避免条款遗漏或理解偏差。

首先，应当识别并核对触发回购的具体条件是否已经成就，以及成就了几项。常见的回购触发条件包括：（1）目标公司未能在约定时间内完成合格上市或并购退出；（2）目标公司或创始股东发生重大违约行为或涉诉情况；（3）目标公司的关键财务指标未达约定标准；（4）关键员工离职等。务必对照协议约定逐条确认回购触发条件是否已经满足，并准备相应的证明材料。

回购权通常附有明确的行使期限，常见表述例如“自触发条件成就之日起X个月内”或“在特定事件发生后X日内”等。实务中，不少投资方仅仅关注上市对赌的达成情况，而忽视了其他相对隐蔽的回购触发条件，一旦错过行权时间，可能导致该项回购权失权的严重后果。针对已触发的一项或多项回购条件，以最晚一次触发时间为起算点，若回购通知的发送时间在约定期限内的（没有约定或约定不清的，原则上建议在6个月内行权），属于非常安全的行权时点。如果已经超期，尽管不会对回购通知的起草、发送造成阻碍，但要警惕回购义务人据此提出超期行权导致回购权丧失的抗辩，需提前做好应对准备。

对赌回购通知中应当明确载明回购价款的计算方式。据此，需要核对协议约定的计算公式（最典型的例如投资本金加固定年化的投资溢价等），确认收益率标准、起算日、是否扣除已分配的分红等细节。实务中，部分投资方不列示回购价款的计算方式，而是直接在回购通知中载明一个具体的回购价款金额。此种操作可能存在两种风险，一是若回购权人自己算错了回购价款金额（尤其是算少了的情况），可能产生部分债务豁免的法律效果；二是固定年化的投资溢价通常处于持续计算的状态，一直会计算至回购义务人付清回购价款之日，在回购义务人无法保证具体付款日期的情形下，提前固定回购价款金额的意义有限。因此，我们建议在回购通知中明确回购价款的计算方式即可，待回购义务人确定付款时间后，双方再行核对具体金额。

回购义务人可能包括创始股东、实际控制人、持股平台、目标公司或其他第三方主体中的一方或多方。考虑到交易文件通常篇幅较长且具有繁杂的简称定义及交叉引用，需仔细核对协议全文，确保没有遗漏任何一个需要承担回购义务的主体。若交易文件约定回购义务由多个主体承担的，建议将全部回购义务人均纳入致函对象，以确保对每一回购义务人均产生权利主张的效力。需要说明的是，纳入致函主体并不意味着就是后续的诉讼主体，发送回购通知的时候宁多勿缺，吃不准的也可以先发。

交易文件中通常会对各方有效通讯信息、通知送达的方式及视为送达的情形（例如拒收、退信等情形下的处理）作出专门约定。据此，发送回购通知时应严格遵循协议约定的通知方式；若协议未作约定或约定不明，则应采用能够留存有效证据的送达方式（详见下文）。另外，需注意通讯信息的变更问题，若历史沟通过程中回购权人已知悉并认可回购义务人变更通讯信息的，应将变更后的通讯信息一并进行送达。

对赌回购通知建议包含以下要素：

需要注意的是，回购通知中必须包含明确、无歧义的行权意思表示，如“现正式通知贵方，我方依据《股东协议》第X条之约定，正式行使回购权”。避免使用“拟行使”、“考虑行使”、“希望协商”等模糊性表述，防止被认定为要约邀请，而非行权通知。

基于股权投资交易文件的惯常通知与送达条款，我们建议采取“书面邮寄+电子邮件”的方式进行送达。

书面邮寄仍是最为稳妥和具有证明力的送达方式，建议作为首选或必选项。在快递公司的选择上，除非交易文件中有特别约定，可以选择中国邮政EMS特快专递或其他操作更加规范的快递公司，以便留存全程物流跟踪记录、签收底单（见下文），在司法实践中也是被广泛认可为有效的送达证明。

在操作层面，我们建议如下：

我们建议每个回购义务人的每个收件地址单独邮寄一份。例如，假设回购义务人A有2个收件地址、回购义务人B有2个收件地址、回购义务人C有1个收件地址（其中A、B、C有一个共同的约定收件地址），在此情形下同一回购通知建议寄送5份。

若交易文件明确约定电子邮件可作为有效送达方式，或双方过往存在以电子邮件进行正式沟通的交易惯例时，方可单独以电子邮件方式进行送达。若无明确约定或交易惯例，电子邮件送达应作为书面邮寄送达的辅助方式，而非唯一方式。

在操作层面，我们建议如下：

对于回购义务人拒收邮件（且交易文件未约定拒收视为送达）或期限极为紧迫的情形，可考虑向公证处申请送达公证。公证员可陪同前往回购义务人的地址对送达过程及文件内容予以公证。不过公证送达的成本较高，但证明力最强，适用于重大或争议较大的回购项目。

若涉及穷尽其他送达方式仍无法送达的极端情形，还可考虑使用公告送达的方式。根据《最高人民法院关于改革完善人民法院公告发布管理工作的通知》第二条的规定，刊登公告的媒体原则上应是“在全国范围具有传播力、影响力的报纸、信息网络等媒体”，并列举了“18+3”家的主要报纸及其主要网络媒体平台为发布法院公告的媒体平台。因此，在公告送达回购通知的情况下，建议回购权人选择在人民法院认可的报纸或媒体上刊登公告。

证据留存是回购通知发送工作的核心环节，完整、有效的证据链条是后续谈判、诉讼或仲裁程序中证明有效行权的关键。

采用EMS寄送的，应留存以下材料：（1）纸质寄件人存根联（如有）；（2）EMS官方网站或APP或小程序的电子面单、物流跟踪记录截图；（3）签收记录截图、收件回执。开通收件回执功能后，EMS会提供加盖邮政公司印章的收件回执，收件回执须妥善保存。若邮件被退回，应完整保留退件原件及退件记录，退件本身在特定情形下亦可作为有效送达的证据。

采用顺丰寄送的，应通过顺丰官方网站或APP或小程序完整截取电子存根、运单详情、签收底单、路由详情。

另外，由于EMS只有1年的查询期限（顺丰的查询期限仅为3个月），若回购义务人在此期间并未以书面形式确认已收悉回购通知，建议通过时间戳认证（例如“可信时间戳”）或区块链存证技术（例如“至信链”）对送达记录进行固定，或对送达记录进行公证，确保后续进入诉讼或仲裁程序时不存在证据效力瑕疵。

电子邮件的证据留存相对简便，包括：（1）邮件发送界面的完整截图（显示发件人、收件人、发送时间、主题、正文及附件）；（2）邮件服务器的后台发送记录或日志导出文件；（3）收件人的回复邮件（如有）。对于重大或争议较大的回购项目，亦可通过时间戳认证、区块链存证或公证方式对于电子邮件送达情况进行证据固定。

综上，鉴于对赌回购通知的发送涉及交易文件梳理、通知内容表述、送达方式选择、证据固定标准等诸多技术性细节，建议投资方在准备发送对赌回购通知前，及时与外部法律顾问或内部法务团队进行充分沟通。通过前置化的法律审查与方案确认，可以有效避免因程序瑕疵或表述不当导致回购权行权瑕疵，以免后续在谈判或争议解决中陷入被动。

本文作者：孙名琦 郑俊浩